La Toma de Decisiones

Los medios de participación colectiva existentes  en los condominios  son la Asamblea de Propietarios y la consulta escrita o carta consulta.

Los Documentos de Condominio y/o reglamentos, detallan los porcentajes necesarios en cada inmueble para la toma de decisiones. De igual forma, la Ley de Propiedad Horizontal exige en algunas decisiones, unos porcentajes mínimos de aceptación de los propietarios dado el impacto que tienen estas decisiones en la colectividad. Ejemplo de ello son los trabajos de gran magnitud, bien sea por el monto, el impacto en la estructura y/o la logística requerida.

Las modificaciones de documentos como el de Condominio y el Reglamento interno entran entre los que requieren esos porcentajes expresados el la LPH.

La Consulta escrita ¿Cómo y cuando hacerla?

Al igual que la asamblea de copropietarios, la consulta escrita es obligatoria para algunos casos o actos concernientes a la administración y conservación de las cosas comunes que exceda de la simple administración o cuando la ley de propiedad horizontal o el documento de condominio así lo exijan o contemplen (art. 22 LPH)

Este instrumento participativo resulta muy importante en los tiempos modernos, debido a que la comunidad de propietarios puede tomar sus decisiones sin asistencia personal o cambio de agenda en su vida diaria.

¿Cómo se realizan las consultas escritas?

Si el documento de condominio de su inmueble tiene algún procedimiento previsto para la realización de una consulta escrita, son las condiciones allí señaladas las que deben ser cumplidas (Art. 22º, L.P.H.). En caso que ello no ocurra, la ley en su artículo 23 indica que las consultas escritas deben realizarse de la siguiente manera:

• Se distribuye la carta consulta a todos los propietarios. Es necesario hacerlo con acuse de recibo, a los fines de tener soporte sobre el cumplimiento de los lapsos establecido en la ley.
• Una vez entregada la consulta al último copropietario, comienza a transcurrir el lapso de ocho (8) días para que los copropietarios hagan llegar su respuesta.
• Pasados los ocho (8) días se cuantifican las respuestas recibidas, con base a la alícuota que corresponde a cada apartamento y si se recibe una opinión que iguala o supera el 66% (2/3 partes) de la propiedad, esta queda aprobada.
• En caso que el número de respuestas no alcance el 66 %, se procede a realizar una segunda consulta, distribuyendo nuevamente las cartas consultas con acuse de recibo y dejando transcurrir otros ocho (8) días desde que el último propietario recibe la consulta.
• Una vez transcurrido este segundo lapso de ocho (8) días, se cuantifican las respuestas recibidas y se acuerda la propuesta que obtenga mayoría entre los copropietarios que respondan.
• Tomado un acuerdo en consulta escrita, el administrador notificará a todos los copropietarios cual fue la opinión aprobada, asentara el acuerdo en el “Libro de Acuerdos de Propietarios” y guardará las consultas recibidas que le permitió llegar al acuerdo.
• El resultado de la votación debe ser comunicado por el administrador a toda la comunidad de copropietarios y debe asentarse en el libro de actas de asambleas de copropietarios.

Limitaciones

Como se indicó, el administrador puede utilizar la consulta escrita para casi todos los asuntos relacionados con la administración y conservación de las cosas comunes, sin embargo este medio tiene limitaciones. Por ejemplo, para el nombramiento, destitución o revocatoria de la junta de condominio o del administrador, será necesario la celebración de una asamblea de copropietarios. Igualmente, si la comunidad de copropietarios quiere modificar el reglamento de condominio o acordar alguna reglamentación de interés, sólo podrá   hacerlo  en asamblea de copropietarios.

Previsiones a tomar al realizar una carta consulta

• Las cartas consultas deben ser entregadas una por oficina. No es recomendable hacer una lista y recoger firmas para tomar una decisión.
• El esquema de una carta consulta debe servir para brindar al propietario la información necesaria para emitir una opinión.
• Un ejemplo que permitiría explicar el caso y recibir la opinión del copropietario es: Datos personales del copropietario (puede incluso colocarse la alícuota que corresponde a la oficina, lo que facilita su posterior procesamiento en los condominios con diferentes alícuotas).
• Detalle de la situación que motiva la consulta.
• Explicación de consecuencias si se mantiene esta situación.
• Propuesta para atenderla.
• Consulta propiamente, consistente en pregunta para ser respondida sí o no.
• Firma y numero de cedula de identidad.
• Las consultas no son encuestas, por ello y para tener valor legal, los copropietarios deben estar claramente identificados. ·
• Cuando se solicite la opinión para la ejecución de obras, es conveniente separar la consulta sobre la pertinencia del trabajo a la consideración de presupuestos. ·
• Siempre hay que entregar las cartas consultas con acuse de recibo, para soportar el cumplimiento de los lapsos de ley.
• Cuando sea posible, es preferible hacer entrega de la consulta al propio copropietario.
• La consulta solo puede ser llenada por el propietario legal del apartamento o por un apoderado legal debidamente acreditado. Cuando ocurra lo segundo, es conveniente tener fotocopia del Poder Notariado del apoderado, anexo a su respuesta.
• En la primera vuelta de la carta consulta, es conveniente colocar en la misma, la fecha límite para la recepción de respuestas. En la segunda vuelta de la consulta, además de esta información hay que destacar que se tomará decisión con base a la opinión de la mayoría, independientemente al número de propietarios que respondan.
• Concluida la consulta, es importante redactar un informe de lo acordado, el porcentaje de propietarios que opinaron y las opiniones de apoyo o rechazo expresadas. Este informe debe ser distribuido por el administrador a los copropietarios con acuse de recibido y cumplir las formalidades de asiento del acuerdo en el “Libro de Acuerdos” del condominio (anexando copia de la consulta), así como guardar las respuestas recibidas y todas las carta de acuse de recibo de los copropietarios.
• Si el acuerdo está referido a algún trabajo de cierta magnitud, es conveniente esperar 30 días desde la notificación al último copropietario del acuerdo alcanzado, pues este es el plazo con que cuentan los copropietarios para introducir algún recurso legal (aparte 2º, Art. 25º, L.P.H..).

¿Qué hacer si se está en desacuerdo con lo aprobado en una consulta?

La vida en el condominio es una práctica de democracia, donde la mayoría decide siguiendo unos procedimientos que garantizan la oportunidad de todos los propietarios de expresar sus opiniones, convencer a sus vecinos, acoger la opinión de otro, mantener o cambiar de opinión y al final decidir lo que consideren más conveniente para el colectivo.

Decisiones acordadas en votaciones, no pueden ser argumento para violentar los derechos de algún miembro de la comunidad de copropietarios y por eso, la propia Ley de Propiedad Horizontal ratifica que la comunidad es “soberana” en sus decisiones, teniendo como límites la ley misma, el Código Civil (y por efecto de la ley, el documento de condominio de cada inmueble, instrumento que al momento de la compra de dicho inmueble, cada copropietario declara “conocer, cumplir y hacer cumplir”).

En este contexto, pueden tomarse decisiones que algún copropietario considere inadecuada, en cuyo caso debe verificar si la decisión se tomó atendiendo a los requerimientos legales y del documento de condominio. En caso positivo, tiene el compromiso de respetar el acuerdo mayoritario e incluso velar porque él se concrete en los términos aprobados.

En caso que compruebe se violenta algún requisito de ley, puede apelar

• La Junta de Condominio, expresando su desacuerdo con la decisión y la causal legal que le asiste en su reclamación. En caso que esta instancia acoja el reclamo, la Junta notificará al administrador y a la propia comunidad y realizará la corrección necesaria.
• El administrador, como el “profesional en la materia condominio” para que alerte a la Junta y se realice la corrección.

En casos extremos, de agotarse la posibilidad de respuesta a las instancias antes mencionadas, el propietario interesado puede concurrir a un Juez de Parroquia, en el plazo de treinta (30) días desde que se realizó la asamblea donde se tomó el acuerdo o que fue notificado por el administrador del resultado si se llegó a él por consulta escrita, para impugnar el acuerdo por la vía legal.